вопрос по книге доходов и расходов

1. как правильно внести в КУДиР расходник, по которому выданы деньги на ГСМ, но транспорт в организации не числится?
2. при оплате за товар, обязательно ли в КУДиР расписывать весь товар или можно написать кратко "материалы"?