Как происходит сама процедура списания затрат? Куда предоставляются чеки и т д?

списание затрат - бухгалтер проводки делает

Чеки надо сдать в бухгалтерию.
Скорей всего надо будет сделать авансовый отчет (типа вам дали деньги на нужные траты (аванс под отчет - вы потом отчитаетесь - чеки приложите) , вы эти деньги на что надо потратили - вот для этого авансовый отчет.