Преимущественное право приобретения при отчуждении доли в праве общей собственности по договору мены

Как получить отказ от преимущественного права приобретения при отчуждении доли в праве общей собственности по договору мены, если человек живёт в другом городе, надо ли заявление регистрировать у нотариуса, перед отправкой по почте?, или нотариус сам отправляет?, если придёт отказ в простой письменной форме как доказать что писал сам дольщик