как заведующий отделом должна уведомить об изменении графика выхода в смену

заранее, с подписью нового графика

любым способом только чтобы был ответ, сообщение получено

График предоставляется работнику на подпись для ознакомлением (это при хорошем руководителе). Можно просто вывесить график в коридоре.

согласен, с обратной стороны графика - рабочие расписываются, если есть отказавшиеся, то пишут свое несогласие, но суть в том что работник должен быть УВЕДОМЛЕН.. . возможно даже в присутствии свидетелей...