как оформить запрос в налоговую для получения копии отчетов сданных за год?

В свободной форме пишите заявление. Например "В связи с утерей прошу выдать копии следующих деклараций: 1. НДС за 4 кв. 2012г, 2. Декларацию по налогу на прибыль за 2012 год.... ". Только вот выдают они не ксерокопии того что вы сдали, а печатают из своей программы очень странные бумажки, в которых без поллитры не разберешь ничего.
Если у вас есть в электронном виде эти отчеты, то можно распечатать и попросить инспектора просто поставить вам штамп о принятии (года 2 назад это делали без проблем).