Используйте при настройке почтового клиента протокол ИМАП4 вместо ПОП3... и будет вам счастье.
Разница в том что ПОП только загружает почту на каждого клиента, а дальше вы работаете с почтой локально на клиентах. Поэтому каждый из клиентов не вкрусе про изменения.
А ИМАП же производит всю работу на почтовом сервере. Тем самым все клиенты подключенные по ИМАП будут отображать состояние почты на сервере почти в реальном времени.
ИМАП - нужно писать латинскии буквами ( мне как новчику здесь не дают этого сделать)