Подскажите как правильно составить письмо к заказчику??

Мы выполняем ремонт в детском саду, были окрашены стены ( со всей подготовкой под окраску) , вчера потекла кровля крыши и повредилась поверхность площадью х м2, нужно написать письмо на имязаведующей с просьбой дозакупить материал на испорченную поверхность.