как правильно оформить зачет между покупателем и продавцом

зачет - это когда кто-то друг другу должен: Вы им, они Вам. Зачет предполагает безналичную форму сделки. Выписывается фактура на поставленный товар (услуги) друг другу и проводятся по бухгалтерии дебет-кредит. Сумма (пусть не полностью) перекрывается по данному контрагенту.

????
через кассу-если наличными
или
через р/сч-если безналичный расчет

Письмом (или уведомлением) , актами сверок (подписанными) до зачета и новыми подписанными с вашей стороны.
Текст письма вроде: Задолженность кого перед кем на дату (до взаимозачета) по дог. 1 такая-то, по дог. 2 - такая-то. Просим (Уведомлям о) проведении взаимозачета по дог. 1 и дог. 2 на сумму такую-то. Задолженность кого перед кем на дату (после взаимозачета) по дог. 1 такая, по дог. 2 такая.

Все документы на реализацию продукции (работ, услуг) с исчислением НДС и т. п. , после чего договор зачета взаимных требований и актом проведения этого зачета. После проведения зачета или до него составление акта сверки. Срок не принципиален. Форма расчета при нанешней системе определения НДС не так важна, главное всю реализацию отразить в учете.

Одним из самых распространенных неденежных способов расчетов является зачет взаимных требований. Для проведения взаимозачета ст. 410 ГК РФ установлено следующее:
1) требования сторон должны быть качественно сопоставимы;
2) сделка по зачету взаимных требований признается действительной при наступлении сроков погашения обязательств.
Как правило, оформляется взаимозачет в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов, предусмотренных Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ. Акт сверки, составленный предварительно на основании всех документов о возникновении задолженности и ее величине - неотъемлемая часть любого взаимозачета.
Как известно, с 1 января 2009 г. вступили в силу поправки в п. 2 ст. 172 и п. 4 ст. 168 НК РФ, отменяющие обязанность налогоплательщика уплачивать НДС при взаимозачетах отдельным платежным поручением. Законом, который ввел поправки, предусмотрены переходные положения. Так, при осуществлении с 1 января 2009 г. товарообменных операций, зачетов взаимных требований, при использовании в расчетах ценных бумаг суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении им товаров (работ, услуг) , имущественных прав, принятых к учету до 31 декабря 2008 г. включительно, подлежат вычету в соответствии с главой 21 НК РФ в редакции, действовавшей на дату принятия к учету указанных товаров (работ, услуг) , имущественных прав (п. 12 ст. 9 Федерального закона от 26.11.08 г. N 244-ФЗ) .
Таким образом, по тем товарам (услугам) , которые были поставлены на учет до 31 декабря 2008 г. , применяется старый порядок, предусматривающий необходимость оплаты НДС отдельным платежным поручением. По товарам (услугам) , которые поставлены на учет с 1 января 2009 г. , определен новый порядок. Вместе с тем вопрос об обязанности организации перечислять НДС отдельным платежным поручением при зачете взаимных требований до 1 января 2009 г. не однозначен.

или по приходникам )