Как должна быть правильно оформлена командировка?

почитайте статью Прозрачной бухгалтерии
Оформление командировки и списание командировочных расходов

Трудовой кодекс РФ определяет командировку, как: «Поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ст. 166». Максимальный срок командировки – 40 дней (монтажники, строители, наладчики до 1 года) , не включая дорогу. Минимально срок командировки (при правильном оформлении) может длиться несколько часов.
Командировки запрещены: * Беременным (ст. 259 ТК РФ) * Лицам до 18 лет * Это не распространяется на актёров, людей творческих профессий, спортсменов (ст. 268 ТК РФ) .
Женщины с детьми до 3 лет, имеющие детей инвалидов до 18 лет, а также работники, в семьях которых есть больные, требующие постоянного ухода, могут быть отправлены в командировку только с их письменного согласия. При этом они должны быть оповещены о возможности отказа от командировки (ст. 259 ТК РФ) .
Оформление командировки:
Работника направляет в командировку руководитель или лицо, его заменяющее (ст. 166 ТК РФ) . Проект приказа готовит кадровик или человек, которому это вменено в обязанности трудовым договором. Готовится проект по унифицированной форме № Т-9 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Проект обязательно согласовывается с бухгалтерией, подписывается работодателем и доводится до сведения работника.
Иногда оформляется и служебное задание (в тех случаях, когда работник не может показать эффект своей работы в командировке) . Оформляется оно по форме № 10-а (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В форме № 10-а есть графа «краткий отчёт о выполнении задания» , где описывается проделанная работа. Это помогает обосновать необходимость командировки при аудиторской проверке.
Следующий документ – командировочное удостоверение унифицированной формы № Т-10 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Командировочное удостоверение сотрудник получает на руки. Делается соответствующая запись в журнале регистрации, где указаны даты отъезда и прибытия.
В отдельных случаях можно ограничиться лишь приказом или удостоверением (распоряжение Минфина России от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158).
Если цель командировки – посещение организаций, необходимо удостоверение. Но, если задача – сбор информации, решение вопросов сбыта, то можно ограничиться приказом и служебным заданием. Представителям иностранных фирм достаточно приказа (письмо Минфина России от 29 июля 2003 г. № 16-00-25/04).
За работником, направленным в командировку, сохраняется место работы, должность, средний заработок. Возмещаются расходы, связанные с командировкой. Размеры возмещения не должны быть ниже установленных Правительством РФ, если организация финансируется из федерального бюджета. Нормы выплат установлены постановлением Правительства РФ от 2 февраля 2002 г. № 729, но организация вправе установить свои размеры возмещения (только в сторону увеличения) . Суммы, превышающие установленные, относятся на счёт прибыли организации и включаются в облагаемый налогом доход работника.
В течение трех дней по окончании срока командировки работник обязан представить бухгалтерии авансовый отчёт о трате выданных ему денег. Если работник может ежедневно возвращаться к месту жительства, то суточные надбавки не выплачиваются.
Ныне действующий Трудовой кодекс не содержит ограничений по срокам командировки.
Если в командировку едет группа работников, приказ издаётся по форме № Т-9а (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Приказом и командировочным удостоверением, в командировочные включаются не только дни непосредственного пребывания на месте но и дни поездки. Так же после командировки Вы должны сдать в бухгалтерию Ваше командировочное удостоверения с печатями и датами прибытия и выбытия и отчетные док-ты (чеки, накладные, билеты и пр.).

Всю жизнь езжу в командировки с одним только письмом направления на работу от своей конторы.
Вообще то мы живем в 21ом веке, и что такое факс знают в любой деревне, всегда можно сделать любую бумажку.