Сотрудник ездил в командировку на личном автомобиле

Оплачивается по инструкции проезд до места командировки и обратно.
1. Обязательно - путевой лист с указанием километража. (расстояние от места работы до места командировки если не знаете, то в местной администрации справку возьмите в отделе экономики есть все расстояния в хронометраже) .
2. По километражу, указанному в путевом листе, и норме ГСМ на 100км или 1 км ( по техпаспорту авто) - и посчитаете расход ГСМ.
3. Полученные литры умножите на цену ГСМ (можно по чеку приложенному, от АЗС, можно по цене вашего региона, известная вам цена) .
4. Оплата за эксплуатацию авто - по договору. Но не выше утверждённой расценки на аренду (тариф арендной платы утверждает местная администрация) .
Но расходы возмещаются в случае, если командированный предварительно договорился с руководителем о данном способе поездки в командировку. Если руководитель не подпишет приказ о возмещении таких расходов, то бух. и не начислит и р/х ордер не выпишет.
Разъезды внутри города (р. п или села) куда послан в командировку, не оплачиваются вообще. Хоть на собственном транспорте, хоть на общественном.

как как-по чекам-которые он предоствит именно за эти числа командировки.
там ещё киллометраж высчитывается-сколько бензина он должен затратить.

я так поняла договора аренды на машину небыло-значит только бензин оплатите и командировачные.

У нас это оплачивают по километражу из расценки 1 руб 40 копеек километр+20% компенсации за амортизацию авто... документов никаких не просят, главное чтобы в командировочном было "Прибыл, Убыл"