Когда сдавать в ИФНС документы, подтверждающие экспорт?

Документы, подтверждающие экспорт, представляются экспортерами в налоговый орган в срок не позднее 180 календарных дней считая с даты помещения товаров под таможенные режимы экспорта, международного таможенного транзита, свободной таможенной зоны, перемещения припасов (п. 9 ст. 165 НК РФ) . Срок подачи документов не является пресекательным, т. е. в случае его нарушения экспортер не утрачивает права на возмещение НДС. Однако, если на 181-й день не будет представлен в налоговый орган пакет необходимых документов, для экспортера наступят неблагоприятные последствия, выражающиеся в том, что ему придется заплатить НДС, а также пени (п. 9 ст. 167 НК РФ) . Обязанность по уплате этого налога возникает у налогоплательщика с момента, который определяется по одной из указанных дат в зависимости от того, какая из них имела место раньше:
1) день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг) , имущественных прав;
2) день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) , передачи имущественных прав.

Для подтверждения факта реализации товаров (работ, услуг) экспортер должен представить в налоговый орган пакет документов, подтверждающих экспорт. В письме можете написать что вместе с декларацией вы представляете согласно п. 1 ст. 165 НК РФ, след. документацию:
- контракт (копия контракта) налогоплательщика с иностранным лицом на поставку товара (припасов) за пределы таможенной территории Российской Федерации;
- выписка банка (копия выписки) , подтверждающая фактическое поступление выручки от реализации указанного товара (припасов) иностранному лицу на счет налогоплательщика в российском банке;
- таможенная декларация (ее копия) с отметками российского таможенного органа, осуществившего выпуск товаров в режиме экспорта, и российского таможенного органа, в регионе деятельности которого находится пункт пропуска, через который товар был вывезен за пределы таможенной территории Российской Федерации (пограничный таможенный орган) ;
- копии транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов с отметками пограничных таможенных органов, подтверждающих вывоз товаров за пределы территории Российской Федерации.

Документы, подтверждающие экспорт, должны представляться в налоговый орган вместе с налоговой декларацией по НДС

Никаких сканов, откажут не заморачиваясь. Декларацию сдаете по ТКС и В ЭТОТ ЖЕ ДЕНЬ отвозите/отправляете по почте пакет ЗАВЕРЕННЫХ копий. Поскольку в НК сказано "сдается одновременно с декларацией". Из собственной практики: 18 отправила декларацию, 19 отвезла доки. Отказали, областное управление поддержало отказ - неодновременно! Пришлось идти в суд.