чем чреват невозврат подотчетных сумм?

Несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.

В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средства организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

В частности, такое разъяснение дано в письме Госналогинспекции по г. Москве от 13 ноября 1997 г. № 11-13/29227, где сообщается, что в общеустановленном порядке производится налогообложение суммы материальной выгоды за пользование денежными средствами, полученными работниками от организаций, при уклонении от возврата этих средства, просрочке в их уплате или необоснованном получении.

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.

Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы в соответствии с пунктами 3 и 6 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"» считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.

Поскольку такие суммы являются доходом физических, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить взносы в государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости РФ, фонд обязательного медицинского страхования.

Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» , оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется. Такое разъяснение дано, в частности, в письме Госналогинспекции по г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157.

В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

Это материальная выгода. Смотрите НК статья по НДФЛ.

Во-первых, нарушение порядка ведения кассовых операций, если под отчет выдавались денежные средства дважды без получения от сотрудника авансового отчета. Ответственность должностных лиц.

Во-вторых, это доход физического лица, на которые будут сделаны начисления НДФЛ, ЕСН/ПФР и т. п. , если суммы не возвращены совсем. Ответственность юрлица в отношении НДФЛ, ЕСН/ПФР и т. п. , пени и штрафы.

В-третьих, это их материальная выгода в виде процентов в размере ставки рефинансирования при квалификации подотчетных сумм как беспроцентного кредита, если суммы возвращены. Ответственность юрлица в отношении НДФЛ, ЕСН/ПФР и т. п. , пени и штрафы.

Не возвращённые подотчётные суммы отражаются на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» , субсчёт «Подотчётные суммы невозвращённые в установленный срок» При начислении сумм оплаты труда бухгалтеру передаётся ведомость на удержание своевременно не возвращённых подотчётных сумм. Форма указанной ведомости разрабатывается организацией самостоятельно и оговаривается в учётной политике. При увольнении сотрудника проверяется нет ли за ним задолженности по счёту 94

Нужно удерживать НДФЛ и подавать сведения в налоговую.