Подскажите, пожалуйста, какие справки нужно затребовать у бухгалтерии при увольнении?

Обязательная справка

В день увольнения работника работодатель обязан выдать ему справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Основание — пункт 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Эту справку в день увольнения работодатель обязан выдать работнику автоматически, без каких-либо напоминаний и просьб.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

В соответствии с частью 4 статьи 84.1 Трудового кодекса в день прекращения трудового договора (день увольнения) работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанные с его работой.

Согласно статье 62 Трудового кодекса к таким документам, в частности, относятся:

- справка о заработной плате;

- справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

- справка о периоде работы у данного работодателя.

Кроме того, по заявлению работника ему должна быть выдана справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Таким образом, если работнику необходимы указанные выше справки при увольнении, он должен обратиться с письменным заявлением. Работодатель также обязан выдать справки при увольнении, то есть в последний день.

Работодатель не вправе отказать работнику в выдаче указанных выше справок, так как они относятся к документам, связанным с работой.

Документы, связанные с работой в компании, должны быть выданы работнику бесплатно (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).

Обратите внимание: справки по форме 2-НДФЛ, о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование готовит бухгалтерия, а справку о периоде работы у данного работодателя — кадровая служба. Если в компании нет отдельной кадровой службы, все документы придется составить бухгалтеру.

Как составить письменный запрос

Бланк письменного запроса о выдаче справок трудовым законодательством не утвержден. Увольняющийся (бывший) работник может написать его в произвольной форме, например, так:

Образец Письменный запрос о выдаче справок

Поскольку для подготовки »необязательных» справок сотрудникам бухгалтерии (кадровой службы) понадобится некоторое время, уместно предупредить об этом работника. Попросите его, чтобы свой письменный запрос он подал заблаговременно, за несколько дней до увольнения.

Формы справок

Справки при увольнении о заработной плате и периоде работы в компании оформляют в свободной форме, поскольку унифицированные формы таких справок не утверждены.

Справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование дублирует сведения персонифицированного учета, предоставляемые по данному работнику в Пенсионный фонд.

Обязанность компании в день увольнения

В абзаце 3 пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27?ФЗ »Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлена особая обязанность для работодателей. В день увольнения работника необходимо:

- передать работнику сведения персонифицированного учета;

- получить от работника письменное подтверждение передачи ему этих сведений.

В перечень сведений персонифицированного учета входят:

- сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже;

- сведения о дополнительных страховых взносах и взносах работодателя на накопительную часть трудов

1. справка работы за ДВА года.
2. справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование
3. справка о периоде работы у данного работодателя.