Организация документооборота в компании

Современный способ — перевести организацию на автоматизированную систему. Например, СЭД «Е1 Евфрат» в разы упрощает работу с документацией по сравнению с привычной рутиной.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ: ПЕРЕХОДНЫЙ ПЕРИОД

Специалисты российской компании «Когнитивные технологии» знают, как усовершенствовать процесс работы с документами, чтобы на предприятии возникало меньше простоев, а у сотрудников появилось больше времени на эффективное выполнение задач. Мы предлагаем плавное внедрение системы электронного документооборота. Клиент может заказать внедрение системы «под ключ» или частично выбрать необходимый функционал. К примеру, — только основные этапы работы с документами: ввод и регистрация, исполнение и контроль; без поиска и архивирования.

В переходный период мы предоставляем подробную инструкцию по работе с электронными документами в E1 Evfrat и организуем спецкурсы. По многочисленным отзывам наших клиентов, они с радостью прощаются с бумажной рутиной.

Стоимость системы электронного документооборота (СЭД) «Е1 Евфрат» рассчитывается таким образом, чтобы переход к нововведению был наиболее комфортным для вашей компании. Предлагаем тарифы, в зависимости от сложности функционала и количества пользователей системы.

ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Мощные алгоритмы поиска

Автоматизированный поиск по реквизитам, по тексту внутри документов, по вложенным файлам. Возможность ввода нестандартных запросов.
Исключается дублирование документов из-за невнимательности или несогласованности. Деятельность канцелярии и других отделов предприятия становится более отлаженной, четкой и эффективной.

Настроенный шаблон

Инструмент значительно упрощает согласование документов. Не нужно запоминать и постоянно открывать регламент, чтобы вспомнить, куда нести бумаги, кому и когда. Система сама за вас это сделает.
Можно организовать работу с документами таким образом, чтобы готовые задачи автоматически отправлялись по нужному направлению в определенное время.

Удобная система контроля и приема документов

Работа, связанная с проверкой документов и контролем исполнения задач, выполняется на листах «Согласование» и «Ознакомление». Возможна подготовка исполнительских отчетов. Есть встроенная система оповещения сотрудников (о назначении, о приближении дедлайна и т. д.).
С программой «Е1 Евфрат» руководителю не нужно личным присутствием контролировать исполнение поручений. Необходимая информация о стадии выполнения задачи доступна на экране в любой момент. А удаленный контроль способствует лучшей концентрации на выполнении задач. Ведь работа сотрудника — у всех «на виду».
В системе есть инструментарий, который позволяет оценить продуктивность работы всего коллектива и каждого в отдельности.

Хранение документов

Все документы поступают и регистрируются в единой базе. Хранятся они в электронном виде. При этом цифровая версия доступна на всех устройствах в локальной сети и даже на внешних (при определенных настройках доступа).
Можно отправить документ на подпись руководителю в 12:00, и получить его обратно уже через несколько минут. Электронная подпись возможна во всех версиях СЭД «Е1 Евфрат».

СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ

Электронный документооборот в разы упрощает и убыстряет работу. К примеру, количество потерянных писем, поручений, заявлений уменьшается на 80–95%, а доставка становится оперативнее в 60 раз. Снижаются временные затраты на этапы работы с документами:

- ознакомление — в 10–15 раз;
- согласование — в 8–10 раз;
- поиск — в 15–30 раз;
- обращение в архив — в 7–12 раз.

Понимая, как организовать документооборот в бухгалтерии с помощью СЭД «Е1 Евфрат», можно быстро наладить ведение учета. Все документы, которые могут потребоваться специалисту для подготовки отчетов, доступны в единой базе и архиве.

создать график документооборота.
прописать там четко все сроки передачи документов
прописать кто ответственен за составление какого документа
прописать кто подписывает какой документ
сколько экземпляров документа делается
куда и когда они отправляются
обязательно прописать ответственность за непредоставление вовремя документов
Этот график утвердить у руководителя, ознакомить с ним под подпись сотрудников.
PS систем ЭДО достаточно много разных ценовых категорий, а не только та, что вам порекомендовали в ответе выше и ЭДО не отменяет графика документооборота.
График же можно составить в виде таблицы:
Документ наименование| Ответственный за составление |Кол-во экз |Кто подписывает| Куда передаются экз |Срок передачи |Ответственность за несвоевременную передачу