Добрый день. Подскажите как оранизовать работу в кадровой службе ссамого начала?

Для начала у вас должна быть действительно номенклатура дел (можете ее скачать на сайтах посвященных делопроизводству или файлообменниках) ;
Разрабатываете и утверждаете у себя в организации требуемые формы записей (журналы, формы, перечни и т. д.) , их ведение устанавливаете в нормативной документации, (локальных актах предприятия) , либо перечне форм предприятия.
Программы конечно существуют, но они как правило автоматизируют уже поставленное делопроизводство.
Вообще советую руководствоваться «Приказ И. О. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25.09.2009 г. №128, «Об утверждении типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, перечня типовых документов образующихся в государственных и негосударственных организациях с указанием срока хранения» » - если вы из Казахстана – там в принципе все сказано, и показаны все формы документов. Если с России, до думаю существует аналогичный приказ, аналогичного ведомства.

1. разработайте номенклатуру - определите какие документы у вас будут, как их можно сформировать в дела
2. разработайте положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка - с этим надо знакомить всех вновь принятых на работу
3. заведите на всех сотрудников карточки Т2
4. график отпусков
5. не забудьте журнал учета движения трудовых книжек - жизненно важная вещь. ее прошить надо и по идее скрепить сургучной печатью (тока где ее взять, я не знаю))) )
6. будут вопросы - обращайтесь, помогу, чем смогу)))))