На каких обстаятельствах можно взять отпуск за свой счёт,и за сколько и как правильно его оформить??

Статья 128. Отпуск без сохранения заработной платы
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. *128.1)

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;

Отпуск оформляется на основании заявления, форму заявления можно найти в интернете. .

работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней;

в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором. *128.2.8)

Как следует из ч. 1 ст. 128 ТК РФ, по семейным и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.
Если работодатель сочтет указанные в заявлении о предоставлении неоплачиваемого отпуска причины весомыми, а отсутствие работницы отрицательно не скажется на деятельности организации, он может предоставить ей отпуск без сохранения заработной платы.

Насколько я знаю, ограничений нет. Пишется заявление хоть за день, и всё.