как мне понять, что предложения типа This letter is written by Bill нужно переводить прошедшим временем?

Андрей, это страдательный залог. Вы ведь уже выучили этот раздел грамматики? Страдательный залог в русском и английском практически идентичен: он состоит из вспомогательного глагола "быть" и краткого страдательного причастия. Время глагола в страдательном залоге определяется по глаголу "быть", т. е. "Письмо (есть) написано" - это настоящее время глагола "писать" в страдательном залоге. Тут перевод практически сводится к подстановке слов одного языка вместо слов другого языка.
Письмо (есть) написано = The letter is written
Письмо было написано = The letter was written
Письмо будет написано = The letter will be written.
Конечно, нужно помнить о том, что в английском больше видовременных форм, чем в русском. Поэтому "Письмо было написано вчера" = The letter was written yesterday, а "Письмо было написано сегодня" = The letter has been written today.
Ещё раз обращаю ваше внимание: The letter is written by Bill переводится однозначно "Письмо написано Билом". Если нужно сказать "Бил пишет письмо", то переводим в действительном залоге Bill is writing a letter. Вероятно, речь идет о видовременной форме The letter is being written by Bill (Письмо пишется Билом) . Такие предложения иногда уместно переводить в действительном залоге, только перевод всё-таки будет другой: В данный момент Бил пишет это письмо.

При чем тут прошедшее время? Как есть, так и переводите - "письмо написано Биллом".

Согласен с Funnypepper
Но порой встречаются случаи, когда имеется ввиду, что действие именно сейчас выполняется.

This letter is written by Bill - Бил пишет письмо.
Как определить? По смыслу всегда понятно.
Если по контексту ничего не указано, то интересует только факт выполнения действия.
Дословно: письмо есть написанное Билом. - ну, мы просто так не говорим. Поэтому: Письмо написано Билом.

written -глагол стоит в прошедшем времени