Объяснительная (внутри)

Ну так и напишите-что в специфике вашей работы графа есть, но всем понятно-что она заполнена по умолчанию, но если есть вопросы, то впредь вы будете ее заполнять

По логике, надо было предупредить начальника о том, что Вы даете ему не полную информацию.
В объяснительной, если после праздников всплывет этот вопрос, что заполнение таблицы не входит в Ваши обязанности и Вы взяли из нее уже готовые данные. Графа "Заменено" никогда не заполнялась. Данные подавались всегда только в таком виде, как Вы их и представили. Просите дальше начальника указать ответственному лицу за ведение данной таблицы, чтобы впредь заполнял все графы.
Примерно так - а устно, можно извиниться за невнимательность.

Ваш новый руководитель прав из -за вас он попал в не приятную ситуацию, ведь он не мог знать о действиях о которых идет речь и таблицу, которую вы заполнили не должным образом воспринял как факт о котором она гласит. В данном случае он обратился к вам за нужной ему информацией и не предполагал, что какие-то графы не заполнялись по каким-то причинам, значит все таки вам надо написать обьяснительную об этом факте и признать свою ошибку которую впредь вы постараетесь не допускать. В ы должны выручить руководителя в создавшейся ситуации ведь он выдал факты полностью доверившись вами выданным фактам и не проверил их. Это мое мнение, а вам решать...

Объяснительная.

В мои, имярек/должность, обязанности не входит ведение документации о замене оборудования.
По факту замены оборудования я, имярек/должность, актов не составляю и не выдаю, учет таких актов не ведется в связи с их отсутствием.
Замена оборудования производится согласно следующих нормативов (написать внутренние положения - в случае отсутствия таковых написать на основании устного требования) .
Во исполнение требований начальства противоречащих установленному порядку документооборота фирмы мною был составлен документ от (число, месяц, год) который заведомо получился ХЕРНЁЙ, так как противоречит установленному порядку документооборота фирмы.

Число подпись.

Слово "херней" написать жирным подчеркнутым.
Не надо глотать сопли. Твою работу этот куёк не сделает.
А раз он решил выставить себя идиотом - ну подыграй ему.
копию этой писульки секретарю гендиректора на стол. Чтоб зарегестрировала.

-----------------------------------------------------------------------------
по поводу всяких соплей и неопрятных ситуаций.

1. Не думаю, что через три месяца с этого соска начали спрашивать по полной.
2. Начальник должен знать работу подчиненных.
3. Разъебывать подчиненного можно только внутри своего подразделения.
если начальник разъебывает подчиненного при посторонних - начальник профнепригодный мудак.
4. разъебывать начальника при подчиненных нельзя.

-----------------------------------
справка

Документооборот регламентирован уставом предприятия и внутренней нормативной документацией, согласно которого я, имярек, должность, СПРАВКИ О ЗАМЕНЕ ОБОРУДОВАНИЯ НЕ ВЫДАЮ. равно как уборщицы не выдают справок о помывке пола.

Ваша вина. Вы должны были хотя бы устные пояснения дать, если уж ленились письменные, зная, что человек новый. Пишите объяснительную, Ю напишите, что исправитесь и впредь такого не повторится.

Лучше покаяться перед начальником: ах я такой сякой, извините, подвел! Но дальше будет так: проверять будет на пустом месте! Увы и ах...

Вы имеете право написать объяснительную, но не обязаны этого делать. Право и обязанность - разные вещи. Вам решать писать или не писать объяснительную. Может быть он забудет после праздников, остынет, ерунда ведь.