Как сделать, чтобы все пользователи видели и могли редактировать общую информацию

Дело такое, мы - транспортная компания, у нас появляются заказы, потом их кто-то из отдела закрывает, и, нужно, чтобы было видно что актуально, а что нет, в связи с чем было бы очень удобно, если бы было какое-то окно, которое каждый может редактировать, теоретически это просто, но я не могу сообразить как это сделать.. . гугл докс в нашем случае не очень подходит, т. к. мы пользуемся другой почтой (

Сергей, позвонили, в скайпе, в аське написали, по-разному)

Информация в виде одной строчки, где указывается направление, вид подвижного состава, стоимость и дата