испорчена отделка помещения. что делать?

работаю в администрации района. администрация города передала нам в безвозмездное пользование помещение под архив. помещение находится под крыльцом. начал таять снег и крыльцо потекло, вода попала в наш архив, испортив отделку помещения. надо ли нам писать претензию на главу администрации или это как то по другому надо сделать. помогите пожалуйста.