Подготовьте ПРОЕКТ акт приема-передачи квартиры, в котором укажите, что в ней все в порядке (2 экземпляра) . Направьте уведомление арендодателю о том, что тогда-то в такое-то время квартира будет передаваться по акту приема-передачи и ему необходимо туда подъехать. Если сильно опасаетесь, пригласите еще представителя управляющей компании (хотя им нафиг эта суета не нужна будет, но попробуйте уговорить) . Если есть подтверждение того, что арендодатель получил уведомление, можете смело без него подписывать акт, в котором делать отметку, что он не явился. Явился, значит подписываете с ним. Можете сделать также фотографии. Если арендодатель явился отдаете ему ключи, на что можете также указать в акте. Если не явился отправляйте по почте ему экземпляр акта и ключи.
ВНИМАНИЕ! Договором может быть предусмотрен совсем иной порядок расторжения договора и сдачи имущества.