думаю все ваши потребности закроет iDiGonizer -
это бесплатная СRM система без ограничения лицензий по вреени и количеству пользователей, встроен гарфический планировщик-оранайзер, система напоминаний о событиях, система комментариев к каждому событию, все это многопользовательское и поддерживается совместная работа, можно добавлять доверенных пользователей и расшаривать различные модули для совместного доступа, есть модуль дела- дял постановки задач и и контроля за их исполнением, модуль контакты для ведения клиенткой базы, импорт экспорт, радушная техподдержка и пр
www_idigo_org/crm (_ заменить на точку)