Изменение структуры и штатного рассписания организации, как правильно все оформить?

В этот отдел перевели инженеров из других отделов, и у них изменились оклады в меньшую сторону, т. к. другая тарифная сетка. Но до прежднего уровня з/п "надбавили " персональными надбавками, сотрудники не против. Мои действия: уведомить сотрудников об этом за 2 мес. , затем допики, приказ о переводе, записи в Т-2 и труд. кн. А вот как им составить уведомление и допики не знаю. Может вместо уведомл. лучше с них взять заявления о переводе Помогите, пожалуйсто.