Добрый день! Подскажите

Во время следования на конференцию, работники учреждения попали в ДТП, не доехав до места проведения конференции 1 км. В ходе расследования по служебным запискам выяснилось, что один сотрудник самолично проявил инициативу участвовать в конференции (внешний совместитель) , а второго сотрудника по телефону вызвала старшая медицинская сестра.
Как оформить травму?

Приказа о проведении конференции нет, было лишь объявление подписанное старшей медсестрой, ссылаясь на годовой план работы (в котором проведение конференции прописанно раз в квартал) .
Внешний совместитель по трудовому договору работает с 9:00 до 13:00....авария произошла в 15:00...