Когда отказывают в тендере, они присылают объяснение, или как это происходит? обратно документы присылают? или что?

Если тендер для гос. нужд, то он проводится в соответствии с ФЕДЕРАЛЬНЫМ ЗАКОНОМ
"О РАЗМЕЩЕНИИ ЗАКАЗОВ НА ПОСТАВКИ ТОВАРОВ, ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ, ОКАЗАНИЕ УСЛУГ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ НУЖД

http://www.consultant.ru/popular/zakupki/
Тендеры между негосуд. коммерческими организациями законодательством не регламентируются.
Поэтому о результатах обычно открыто сообщают при ОТКРЫТЫХ тендерах и сообщают по запросу при ЗАКРЫТЫХ тендерах. Очень много зависит от порядочности организаторов тендера. Некоторые пользуются нормами указанного закона. Но чаще, на практике, в России проигравшие участники обычно узнают результат с опозданием