хотим вернуть товар поставщику в счет дебиторской задолженности. Как оформить официальное письмо для оформления возврата

Отгружаете товар, выписываете товарную накладную, делаете акт сверки в 2-ух экз. и высылаете поставщику. С огрузкой товара задолженность закроется (перед поставщиком) , вакте сверки это наглядно будет видно. Документы лучше всего высылать (поставщику) ценным письмом с описью вложения и уведомлением о получении. А если у Вас ПРЕТЕНЗИИ к поставщику, то так и оформляйте : Претензия, изложите её суть: с чем не согласны, качество, ассортимент, упаковка, просрочка и т. д. Примеров куча в рунете