Помогите разобраться расходы на воду

Зачем так делать? Я направляю вам статью"Учет и налогообложение расходов на питьевую воду".

Дальше все сделает программа, документиком "Закрытие месяца"

В проводке Д91 К60 должна быть аналитика "Расходы, не принимаемые к налоговому учету. ". Тогда при закрытии месяца соответствующая сумма будет отнесена на чистую прибыль. Это методология 1С.

Затраты на питьевую воду для работников организации направлены на обеспечение нормальных условий труда, предусмотренных законодательством РФ. Значит, они могут быть учтены в качестве расходов на обеспечение нормальных условий труда в соответствии со ст. 252, пп. 7 п. 1 ст. 264, ст. 49 НК РФ, ст. 22 ТК РФ и не образуют объекта налогообложения по НДС. Наличие заключения санэпидемстанции о несоответствии водопроводной воды требованиям ГОСТа не является согласно ст. 264 НК РФ условием для включения затрат в состав расходов. Таким образом, судьи соглашаются с тем, что рассматриваемые затраты являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (см. Постановления ФАС Московского округа от 9 августа 2006 г. по делу N КА-А40/7454-06, ФАС Уральского округа от 7 февраля 2006 г. по делу N Ф09-151/06-С7 и др.) . Когда обеспечение питьевой водой является одним из элементов комплекса мероприятий по обеспечению работникам нормальных условий труда, то стоимость воды, потребляемой сотрудниками, не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Такие затраты не признаются выплатами в пользу работников (п. 1 ст. 236 НК РФ) , связанными с исполнением ими трудовых обязанностей (по вопросу обложения НДФЛ см. Письмо УФНС России по г. Москве от 28 августа 2006 г. N 21-11/75538@). Согласно пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, которые предъявлены налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг) , предназначенных для операций, подлежащих обложению НДС. Следовательно, сумма НДС, уплаченная специализированной организации - поставщику воды, подлежит вычету на общих основаниях при принятии воды к бухгалтерскому учету при наличии счета-фактуры, иных первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ) . Бухгалтерский учет Обеспечение работников питьевой водой в данном случае можно учесть как расходы по обычным видам деятельности по статье материальных затрат (п. п. 5, 7, 8 ПБУ 10/99). В бухгалтерском учете организации-работодателя нужно сделать следующие записи: Д 76, субсчет "Специализированная организация" К 51 - перечислена залоговая стоимость бутылей (возвратная, многооборотная тара) ; Д 10-12 К 60, субсчет "Специализированная организация" - приобретена питьевая вода; Д 10-4 К 76, субсчет "Специализированная организация" - получена возвратная многооборотная тара по залоговой цене; Д 19 К 60, субсчет "Специализированная организация" - отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком; Д 60, субсчет "Специализированная организация" К 51 - перечислены денежные средства поставщику за приобретенную питьевую воду; Д 68 К 19 - принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком; Д 20 (25, 26, 44) К 10-12 - списана стоимость израсходованной питьевой воды, предоставленной сотрудникам (запись производится по мере установки бутылей на кулер) . После возврата многооборотной тары поставщику воды: Д 76, субсчет "Специализированная организация" К 10-4 - возвращена многооборотная тара по залоговой цене; Д 51 К 76, субсчет "Специализированная организация" - поступила от поставщика на счет организации залоговая стоимость бутылей. Если затраты на приобретение питьевой воды не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации, то по мере отнесения этих расходов на финансовые результаты в бухгалтерском учете возникает постоянная разница и отражается постоянное налоговое обязательство: Д 99, субсчет "Постоянное налоговое обязательство (актив) " К 68 (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н).

Вода - это товар, нечто материальное. Её оприходовать для начала на десяточку надобно. Далее уже списать на 91.2, причем в составе расходов, не учитываемых для расчета налога на прибыль. Дальше 91-ый закроется на 99. И все. В бухгалтерском учете стоимость воды попадает в состав прочих расходов, а в налоговом - нет.
Если бы Вы еще написали, в какой программке ведете учет, то, может, Вам бы еще и подсказали, как красиво все сделать, чтобы потом при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности все автоматически заполнялось ;)

Списывать на расходы или за счет чистой прибыли - вопрос весьма спорный.
Чтобы не было претензий со стороны контролирующих органов - нужно сделать следующее:
берете пробу воды и сдаете ее на анализ. Как правило, по результатам анализа - вода непригодная будет для питья, у Вас будет официальное заключение, с ним налоговые органы не будут оспаривать Ваше право на признание расходов.

ЕЩЕ К ВАШЕМУ ВНИМАНИЮ ПРИВЕДУ ПОСЛЕДНЕЕ ПИСЬМО от 10.06.2010 № 03-03-06/1/406

В прочие расходы, связанные c производством и (или) реализацией, включаются затраты по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ) . На основании этой нормы организация может учитывать в том числе расходы на приобретение и содержание системы фильтровально-очистительных установок, считает Минфин России (письмо от 10.06.2010 № 03-03-06/1/406).