Как подтвердить расход топлива для налоговой, если его офиц нигде нет- машина с рефкой и данных нет от производителя?

Создается комиссия на предприятии, которая делает замер - расход топлива на 100 км. Данный расход утверждается руководителем и участвует при расчете.

Так стоит ли "упрощенцам" придерживаться норм? Все зависит от того, готовы ли организация или индивидуальный предприниматель отстаивать свое мнение перед налоговиками. Если да, то можно и не пользоваться нормами, а списывать затраты на весь израсходованный бензин. Ведь напрямую в НК РФ о нормах не говорится. При этом стоит быть готовыми доказать налоговикам (а если придется, то и в суде) факт того, что все расходы обоснованны, то есть выполнено условие, данное в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Если же спорить ни с кем не хочется, то нормы стоит применить. Какие именно? Существуют Нормы, утвержденные Минтрансом <1>. Если же используемой модели транспортного средства в этих нормах нет, то можно руководствоваться технической документацией.
--------------------------------
<1> Нормы расхода топлива утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Иногда встречается такая ситуация. Из-за технического состояния автомобиль тратит бензина или дизельного топлива по факту гораздо больше, чем выходит по нормам. Конечно, бухгалтеру стоит известить об этом руководителя, чтобы тот разобрался в ситуации, но если автомобиль действительно тратит больше топлива, чем обычно, то стоит утвердить собственные нормы, обосновав причины. Кстати, и в случае использования обычных норм лучше издать соответствующее распоряжение.

Для справки. Нормы могут различаться в зависимости от времени года, а также срока использования транспортного средства.

(Статья: На что нужно обратить внимание, списывая расходы на транспорт (Масленникова Л. А. ) ("Упрощенка", 2011, N 7))