Как правильно оформить табель учета рабочего времени

По общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняют средний заработок за все дни работы по установленному в организации графику (ст. 167 ТК РФ) , выплачивать ему за эти дни обычную зарплату нельзя, поскольку это противоречит нормам ТК.

Никакие другие выплаты или доплаты, за исключением возмещения расходов, связанных с командировкой, трудовым законодательством не предусмотрены. То есть все рабочие дни оплачиваются по среднему заработку без учета реального количества часов в день, затраченных командированным на выполнение своего задания, которое по факту может быть как больше его стандартных часов работы по графику, так и меньше.

Вместе с тем, если заранее известно, что в командировке сотрудник будет работать сверх установленного ему графика – это нужно расценивать как сверхурочную работу.

Чтобы оплачивать эту работу, еще до отъезда сотрудника в командировку необходимо оформить соответствующие документы (приказ о привлечении сотрудника к сверхурочным работам, письменное согласие сотрудника) . При этом нужно учитывать, что сверхурочная работа не может длиться более четырех часов в течение двух дней подряд или 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ) .

Обязанность оплатить работу в выходной у организации возникнет, только если сотрудник специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. В этом случае, сотрудник вправе претендовать на отгул или дополнительную оплату труда.

Учитывайте также, что все дополнительные выплаты должны быть оговорены в коллективном/трудовом договоре или др. внутренних документах организации (ст. 149 ТК) , при этом размер таких доплат может быть любым, но не ниже минимального уровня.

Обратите также внимание, что нормальная продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК) . У Вас, согласно договору с сотрудником, предусмотрен именно этот режим. Проставляя в табеле фактически отработанные часы (по 13-15 часов) , нарушаются условия режима труда и отдыха, установленные законодательством, что повлечет ответственность для организации.

Командировку не отмечать. Отмечать, что работал. Надбавка будет. И получается что в табеле надо отмечать выходной день как "РП", и указывать что он отработал 13 часов.