Я не понимаю, объясните, пожалуйста, как оформить это

Порядок получения реестра собственников подробно изложен в пункте 3.1 статьи 45 ЖК РФ. Достаточно инициатору собрания обратиться в УК в ПИСЬМЕННОЙ форме о предоставлении реестра и УК обязана предоставить его в течение 5-ти дней. При этом согласие собственников на передачу персональных данных из реестра в целях проведения общего собрания собственников НЕ ТРЕБУЕТСЯ. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_51057/0007bd8e825a6eadd1de1cccb256d04cb5d980c3/
В случае отказа требуйте письменный ответ и пишите жалобу в ГосЖилИнспекцию.

Читайте: Об обязанности УО предоставлять реестр собственников инициатору ОСС: https://zen.yandex.ru/media/id/5a5864e93dceb7ffefabddd3/ob-obiazannosti-uo-predostavliat-reestr-sobstvennikov-iniciatoru-oss-5cb0838cf2975d00b367dbf8

Письмо Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 11 февраля 2020 г. N 3747-ОГ/04 О реестре собственников помещений, являющимся обязательным приложением к протоколу общих собраний собственников помещений в многоквартирных домахhttps://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/73461342/
На основании ч. 3.1. ст. 45 ЖК РФ, согласие собственников на передачу персональных данных, содержащихся в реестре, при предоставлении этого реестра в целях созыва и организации проведения ОСС не требуется.

Судебная практика это также подтверждает: https://www.burmistr.ru/stati/sudebnaya-praktika/sudebnaya-praktika-po-predostavleniyu-initsiatoru-reestra-sobstvennikov/
"Жилищная инспекция ничего толком не объясняет."...некомпетентные сотрудники. Удачи!

Согласно ч. 3.1 статьи 45 Жилищного кодекса Р Ф: Управляющая организация, обязаны вести реестр собственников помещений в многоквартирном доме, который содержит сведения, позволяющие идентифицировать собственников помещений в данном многоквартирном доме (фамилия, имя, отчество (при наличии) собственника помещения в многоквартирном доме, номер помещения в многоквартирном доме, собственником которого является физическое или юридическое лицо), а также сведения о размерах принадлежащих им долей в праве общей собственности на общее имущество собственников помещений в многоквартирном доме. При поступлении в управляющую организацию, обращения в письменной форме, в том числе обращения с использованием системы, собственника или иного лица, указанного в настоящей статье, по инициативе которых созывается общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме, о предоставлении реестра собственников помещений в многоквартирном доме указанные лица обязаны в течение пяти дней с момента получения такого обращения предоставить собственнику или иному лицу, указанному в настоящей статье, этот реестр. Согласие собственников помещений в многоквартирном доме на передачу персональных данных, содержащихся в реестре собственников помещений в многоквартирном доме, при предоставлении этого реестра в порядке, установленном настоящей частью, в целях созыва и организации проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме не требуется.

Если обращались в УК письменно и не получили ответ, то далее пишите

ЖАЛОБУ

в ГЖИ - Госжилинспекция - государственный исполнительный орган жилищного надзора за деятельностью УК, ТСЖ. и копию в городскую прокуратуру.

Согласно ст. 1, п. а) Постановления Правительства РФ от 13.09.2018 № 1090, обязанность управляющей организации соблюдать ч. 3.1 ст. 45 Жилищного Кодекса РФ причислена к лицензионным требованиям.

На основании вышеизложенного, за отказ УК Управляющая Компания предоставить мне Реестр собственников, ПРОШУ:

1. Привлечь УК Управляющая Компания к ответственности за нарушение лицензионных требований по ч. 2 ст. 14.1.3 КоАП РФ и ст. 7.23.3 КоАП РФ

2. Обязать УК Управляющая Компания предоставить мне Реестр собственников помещений в многоквартирном доме по ул. xxx для проведения общего собрания собственников.

У старшего дома есть список.

Управляющая организация - только обслуживает дом. По договору с собственниками. Кто собственник?
Если у вас ТСЖ, то список членов и есть список собственников. Список членов НКО (основанного на членстве) вправе истребовать любой член НКО.
Процедура ОФОРМЛЕНИЯ решения собственников не регулируется.

ходи по квартирам ..собирай подписи ..ФИО ..адрес ..подпись.. заочный варинт собрани.. ст. 47 ЖК РФ ., никаких паспортных данных..

Собирать подписи только собственников.