Здравствуйте. Расскажите пожалуйста о должностных обязонностях офис-менеджера?

Офис-менеджер

1. Общая характеристика профессии

В зависимости от выполняемых обязанностей – главный администратор офиса, референт, помощник руководителя.

2. Должностные обязанности

В основные обязанности офис-менеджера входит планирование и координирование деятельности офисных служб, обеспечение выполнения корпоративных правил и норм, планирование и ввод в действие методов, обеспечивающих эффективный процесс работы, анализ и оценка работы систем административной поддержки, методики работы, проведение необходимых закупок материалов для работы в офисе, а также офисного оборудования и контроль за их получением и доставкой, проведение специальных исследований для определения сравнительной стоимости использования различного офисного оборудования, выдача необходимых заявок на покупку, а также заключение договоров на обслуживание офисного оборудования, управление обслуживанием и перепланировкой офиса, а также организацией рабочих мест в офисе, выполнение обычных управленческих обязанностей, включающих планирование, оценку, организацию, интегрирование и контроль. Часто в полномочия офис-менеджера помимо кадрового делопроизводства и организационной работы входит распределение рабочего времени сотрудников.

3. Квалификационные требования

Высшее, среднеспециальное образование.

Офис-менеджер - это, в основном, секретарь и делопроизводитель в одном лице. Соответственно, и обязанности аналогичные: печать, ведение, архивация документов, телефонные звонки, распорядок дня руководителя, оргтехника. Это основные.

Вот основные обязанности офис-менеджера / помощника офис-менеджера:
-консультирование клиентов‚
-ведение переговоров‚
-оформление документов и договоров‚
-ведение статистики и баз данных‚
-организация и управление проектами.

Должностная инструкция офиc менеджера

1 Общие положения
1.1. На должность офис-менеджера филиала назначается лицо с высшим образованием, с опытом работы секретарем, отличным знанием компьютера и оргтехники.
1.2. Офис-менеджер непосредственно подчиняется директору филиала.
1.3. Офис-менеджер назначается на должность приказом директора филиала, с обязательным заключением договора о полной индивидуальной материальной ответственности; освобождается от должности приказом директора филиала по согласованию с директором департамента филиалов и директором департамента по работе с персоналом.
1.4. При отсутствии офис-менеджера его функции выполняет другой работник филиала, назначенный приказом директора филиала.
1.5. Офис-менеджер в своей деятельности руководствуется действующим законодательством РФ, а также настоящей должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка, приказами и распоряжениями Центрального офиса и директора филиала.

2. Должностные обязанности офис-менеджера
На офис-менеджера возлагаются следующие обязанности:
2.1. Осуществляет своевременный и бесперебойный документооборот между филиалом и Центральным офисом в строгом соответствии с установленными требованиями к формам и срокам предоставления документов и отчетности.
2.2. Осуществляет по поручению директора документооборот между филиалом и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т. п.) ; при возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает об этом директору филиала.
2.3. Ведет делопроизводство в филиале в соответствии с требованиями Центрального офиса и по форме, утвержденной директором. Осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации, обеспечивает сохранность всей входящей документации. Систематизирует и классифицирует документы и информацию, доводит их до непосредственных исполнителей, составляет номенклатуру дел.
2.4. Осуществляет подготовку документов управления филиалом: оформляет приказы директора, составляет и оформляет письма, акты, справки и т. п.
2.5. Свободно владеет внутренней программой фирмы <_________> и осуществляет все необходимые операции в соответствии с инструкциями отдела программного обеспечения.
2.6. Осуществляет прием и обработку заявок от клиентов, контролирует их своевременную передачу на склад для комплектования заказа.
2.7. Производит регистрацию и учет всех договоров с клиентами. Своевременно доводит до менеджеров информацию о недостающих документах в комплекте документов клиента.
2.8. Производит коррекцию выписанных счетов клиентам на основании письменной претензии клиента (возвратной накладной, акт приемки товара и т. д.) . Осуществляет хранение и учет всех письменных претензий клиентов, подшивая их к договорам клиентов.
2.9. Ежедневно расписывает банковскую выписку (устанавливает соответствие между пришедшими деньгами и кодом клиента) .
2.10. Осуществляет закрытие клиентских счетов, строго в соответствии датами поступления денежных средств.
2.11. Своевременно, полностью и безошибочно доводит до сведения менеджеров всю информацию, поступающую от их клиентов.
2.12. Выполняет поручения директора филиала, менеджеров и заведующего складом по приему, оформлению и передаче необходимых им документов и информации.
2.13. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе.
2.14. При приеме на работу новых сотрудников проверяет правильность оформления и отправляет в Центральный офис необходимые документы в соответствии с установленными требованиями.
2.15. Контролирует и своевременно пополняет необходимые офису и складу запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.
2.16. Выполняет копировально-множительные работы.
2.17. Выписывает доверенности.
2.18. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени.
2.19. Ежедневно, до начала работы, вносит в компьютерную базу данных курс доллара по котировке ЦБ РФ.
2.20. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение и уничтожение.

вам уже правильно ответили, что - это секретарь....

Офис-менеджер - это, в основном, секретарь и делопроизводитель в одном лице. Соответственно, и обязанности аналогичные: печать, ведение, архивация документов, телефонные звонки, распорядок дня руководителя, оргтехника. Это основные.