если отпуск человек не брал, и не собирается брать, как это должно выглядеть по документам?

Замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней трудовым законодательством не допускается, за исключением случая увольнения. Компенсация может быть предоставлена с согласия работодателя взамен ежегодного основного оплачиваемого отпуска, так же как и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, только в части, превышающей 28 календарных дней.
Необходимое условие для получения компенсации за часть неиспользованного отпуска, превышающую 28 календарных дней, - письменное заявление работника, представленное работодателю. Письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. N 966-10, в котором говорится, что замена отпуска компенсацией право, а не обязанность работодателя. Другими словами, денежная компенсация предоставляется с согласия работодателя.

только в графике отпусков.

В карточке Т2 будет написан только тот период, за который работник уже был в отпуске.

В табеле отражается фактическое использованием опуска работником.

Статья 124 ТкРФ говорит о том, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2х лет подряд, поэтому оповещайте работника письменно за 2 неделе и отправляйте в отпуск. А его отражение будет в форме Т-2 и табеле. График отпусков обязателен для всех сотрудников.

Нельзя не отправлять человека в отпуск. Законом запрещается заменять отпуск денежными компенсациями или ещё чем. Отмечать нужно в табеле р/в, Т-2, в графике отпусков.

Вот как раз то денежные компенсации не запрещены.

Нигде, право каждого человека хочет он идти в отпуск или нет, в январе месяце утверждается график отпусков, он ставит месяц и свою подпись, не пошел в отпуск и не надо, нигде Вы это не фиксируете, а если захочет компенсацию за неиспользованный отпуск, это уже решать администрации и бухгалтерии, он может получить ее за год или за три, на четвертый год он должен пойти в отпуск иначе компенсации ему не видать.

так и должно выглядить