нужна срочная помощь!

Только планируемые Графики.

Теперь у вас нет выбора, раз приходится составлять задним числом. Только по факту предоставления отпусков работникам. Если будете показывать запланированные, то должны быть приказы о переносе, а их у вас нет. Не забудьте сделать приказ об утверждении графиков за 2 недели до нового года.

Бегом хоть задним числом. Графу 7 и 6 заполняйте по Вашим уже фактическим предоставленным отпускам.
В графе 10 укажите необходимые примечания: отпуск не предоставлен или продлен на основании какого-либо приказа (к примеру, больничного листа) , или перенесен по семейным обстоятельствам и т. п.

Уважаемая Светлана!
График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ) . Если Вы обратите внимание на Т-7, то там имеются все необходимые графы, как запланированные даты предоставления, так и фактически предоставленные. Кроме того, если отпуск переносился на другую дату, об этом делается также, соответствующая отметка. Таким образом, график отпусков - это переменный документ, который в окончательном виде завершается ежегодно 31 декабря. Поэтому. за 2009 год график у Вас должен быть завершенный, а за 2010 год переменный на момент предоставления его в Трудовую инспекцию.
Всего хорошего