Как правильно оформить командировку не штатного сотрудника,

ЕСЛИ В КОМАНДИРОВКУ ЕДЕТ ВНЕШТАТНЫЙ СОТРУДНИК
Можно ли признать такую поездку командировкой? Нет, такая поездка командировкой не является. Ведь она осуществлена работником в рамках гражданско-правовых, а не трудовых отношений с работодателем (ст. 166 ТК РФ) .
Следовательно, затраты такого сотрудника на проезд и проживание в гостинице не должны рассматриваться как командировочные расходы. Соответственно, суммы возмещения сотруднику указанных затрат являются, по существу, его дополнительным вознаграждением за выполняемые (оказываемые) по гражданско-правовому договору работы (услуги) . Поэтому они облагаются ЕСН на общих основаниях (с учетом п. 3 ст. 238 НК РФ) . На это неоднократно указывали контролирующие органы (Письма Минфина России от 30.06.2005 N 03-05-02-04/128, ФНС России от 13.04.2005 N ГВ-6-05/294@, УФНС России по г. Москве от 10.05.2007 N 21-18/385, от 20.04.2007 N 21-11/037533@).
Важно, что позднее Минфин России поменял свою позицию на прямо противоположную. В частности, в Письмах от 14.07.2006 N 03-05-02-04/189, от 13.12.2007 N 03-04-06-02/219 было разъяснено, что указанные суммы ЕСН не облагаются.
Суды также считают, что указанные компенсационные выплаты не облагаются ЕСН, так как не подпадают под объект обложения этим налогом.

Если физ лицо не принято на работу, то никаких командировачных вы не оформляете, у возникают гражданко-правовые отношения и регилируются Гражданским кодексом. а не Трудовым

Как вы можете отправить в командировку работника, который не зачислен в ваш штат?