Есть ли какое то четкое правильно когда нужно употреблять Passive?

когда не знаем кто сделал действие (Дом построили 2 года назад, ты ведь не говоришь кто-то построил дом 2 года назад)
2. Когда хочешь перенести внимание на предмет, а не на того, кто выполнил действие, например, Шекспир написал Гамлета, тебе важен Шекспир, Гамлет написан Шекспиром, тебе важно само произведение, ты на нем сконцентрирован.
3. В официальной речи лучше использовать Passive, в дружественной обстановке Active

Когда НЕ ВАЖНО кто был делатель, а важно что случилось с предметом.

у тебя такая каша в голове, что ты даже не понимаешь. Первое предложение-это Present Active.А второе-это Present Passive.Второе предл. можно сказать в Past Passive, Perfect Passive.Ты всё равно ничего не понял. Открой грамматику и учи пока не посинеешь.

Блин, где же вы учитесь, чтобы котлеты с мухами смешивать; -)
Время - это время: настоящее, прошедшее и будущее (имеется ещё одно "условное" - Future-in-the-Past- для передачи прямой речи в косвенной, когда главное предложение стоит в прошедшем - Он сказал, что завтра пойдёт в кино. - Когда сказал? Когда это завтра наступит или наступило? - He said that he would go to the cinema (movies) the next day.
Понятно? - Конечно, нет... ну и ладно)
...А залог - это залог: активный или страдательный - или ты страдаешь или по тебе; -) По тебе можно страдать и в настоящем, и в прошедшем, и в будущем!
Где в русском активный залог, в английском чаще всего - страдательный!
PS Чем мне нравятся ваши вопросы, den, так тем, что, читая их, я понимаю, что на старости лет без куска хлеба (с маслом и икрой) не останусь при таких учителях, которые вас "учат";-)

Когда ты кого-то имеешь - это актив. А когда имеют тебя - это пассив

Когда объект, над которым совершается действие, становится подлежащим. Это не зависит от времени.

present или past - это время, наст. и прош. , еще есть буд.) )
passive употребляется в разном времени:
например, "Они УБИРАЮТ оффис " - настоящее, active, потому что ЕСТЬ АКТИВНОЕ ДЕЙСТВУЮЩЕЕ ЛИЦО, подлежащее, которое это и делает
"помещение УБИРАЕТСЯ (или УБИРАЕМО) " - тоже настоящее время, present, но passive, тк помещение само это не делает, оно пассивно, с ним это делает кто-то другой, кого часто и не указывают, потому, что важно не это,
а важно, что помещение чистое, что его УБИРАЮТ.... подлежащее пассивно)))) , это passive.
и active, и passive бывают в разных временах (там еще и разновидности есть) )
например: "помещение УБИРАЛИ" - прошедшее
"УБИРАЮТ" - настоящее
"БУДУТ УБИРАТЬ" - будущее
тк форма passive более длинная (в исходной форме состоит из 2х слов ), употреблять ее в обычной устной речи не оч удобно))) , зато в письменной, официальной - обычное дело) )

а теперь прочтите предложение "Passive употребляется чаще в официальной речи".
Скажите, 1. а важно ли, КТО его употребляет? (конечно, нет)
2. он, passivе, САМ ли это делаеет? (смешно, разумеется, нет) )
3. не значит ли это, что тут passivе? (конечно, ..))))
4. сейчас употребляют? обычно употребляют? - не настоящее ли это время - present? (конечно, ..)))))
видите. все просто))) , удачи!

Вопрос: когда в разговорном и письменном, нужно употреблять ИМЕННО passive, а не present или past? - во-первых, Present и Past - это два разных времени из трех существующх: настоящии, прошедшее и будущее. А Passive - это залог, который бывает активным и пассивным. Нельзя ставить "или" между абсолютно разными грамматическими категориями. Предложение может быть написано как в Present Active (Настоящее в действительном залоге) или Past Active (прошедшее в действительном залоге) , так и Present Passive (настоящее в страдательном залоге) или Past Passive (настоящее в страдательном залоге) .
Если не важно (или не известно) , КТО совершал действие над предметом (или даже человеком) , то употребляй страдательный залог, а если вдруг тебе не известно это страшное понятие "страдательный залог", то и не забивай себе голову: говори в активе. Понять-то тебя все равно поймут. Выкрутишься!;)

Когда действие совершается не объектом, а НАД ОБЪЕКТОМ В русском он и называется СТРАДАТЕЛЬНЫМ. (то бишь объект страдает, что над ним что-то такое делают)))) . А в английском также существует множество оборотов, в которых используется пассив, а на руссий переводится безличным предложением. (смотрите Complex subject н-р) Также, если вы хотите сказать :" мне сказали" - вы говорите в пассиве I was told

Причем пассивных форм очень много - они все по временам расписаны. И, поэтому, Вам верно сказали, что время и залог - это две разные грамматические категории, которые означают совсем разные вещи и не могут быть альтернативой друг другу. Как если говорить: " Этот предмет красный или круглый? " Он может быть одновременно и красным и круглым.
В учебнике Голицынского есть таблица временных форм глагола. (отдельно в пассиве и отдельно в активе)

Здесь существенной разницы нет. Можно итак и так сказать.
Somebody cleans the office every day -
The office is cleaned every day -
Просто 2-ой вариант более официальный