Вопрос слову " is ". ?

В придаточном предложении времени/условия (после WHEN) для обознаения будущего действия употребляются времена группы PRESENT (Present Continuous в данном случае) . Очевидно, будущность задается самим словом WHEN ("когда").

Когда вы начнете обсматривать предложение вокруг непонятного слова, вы обнаружите, что слова в нем определенным образом связаны, а иногда несколько слов представляют собой форму одного слова. Если is, как справедливо замечено, все-таки глагол, а не предлог, и опознается вами как часть формы Present Continuous, надо заглянуть в учебник и вспомнить, что одно из основных значений этой временной формы - запланированное действие в ближайшем будущем.

В данном случае " is " относится к глаголу времени Present Continuous т. е. ко времени которое идет сейчас и может продолжаться в будущем.

Так что все правильно.

Вы имеете дело со сложноподчиненным предложением. Главная его часть - в повелительном наклонении
( Decide later),придаточное предложение имеет условно-временной характер. В таких случаях придаточное оформляется в настоящем времени, независимо от того, Континиус здесь, Индефинит или Перфект.
Главное в повелительном наклонении влияет на такое придаточное так же, как и главное в будущем времени.
Сравните:
I`ll come when everything is ready. Я приду, когда все будет готово.
Come when everything is ready. Приходи, когда все будет готово.

is-это не предлог, как Вы пишите. Это временная форма глагола to be

может быть побежим) в русском тоже используется

Потому, что это Present Continius. а у него есть такое значение, что он может употребляться в будущем, когда известно, что это ТОЧНЫЕ планы. Имеено точные.
А is вспомогательный глагол.