Как происходит оптовая сделка

Документооборот:
Коммерческое предложение + ассортимент
прайс-лист + санитарные сертификаты
договор с условиями оплаты и поставки + счет-фактура
закрывающие документы
Сделка происходит элементарно: звоним, рассказываем, предлагаем
высылаем КП с ассортиментом и ценами
договариваемся о встрече, на которой решаем все вопросы
получаем предоплату (в идеале),отгружаем продукцию
высылаем закрывающие, благодарим за сотрудничество

Продавал электрооборудование так.
Я выставлял счёт. Покупатель оплачивал. После этого приезжал за товаром. Я заказывал отгрузку. Бухгалтерия делала накладную и счёт-фактуру. Клиент давал доверенность или приезжал с печатью. Я давал команду складу собрать товар (в 1С этот документ назывался ВРО - внутренний расходный ордер). Клиент шёл на склад и по накладной получал товар.
Иногда отгружали без оплаты. Но только если есть договор о постоплате или честный клиент (таких мало).
Если работа за наличку, то никаких отгрузок в долг. У нас один отгружал в долг за нал, в итоге наша фирма потеряла 20 000 $. Клиенты просто отказались платить за полученный товар. В России мало честных людей. Как впрочем и в США.

Пришёл, увидел. Выставили счёт. Купил. Получил накладную, счёт фактуру с товаром.
Оптом можно и за нал купить в магазине. Просто и дешевле.

Деньги вперёд! утром деньги днём стулья, днём деньги вечером стулья

смотря как смотреть на опт, в разрезе законодательства - оформления, или в разрезе логистики, маркетинга.
С разных точек опт выглядит по своему. С позиции логистики опт - это отгрузка товара одной транспортной единицей (можно подразделять мелкий, средний, крупный): коробкой, паллетой, контейнером...
С позиции маркетинга - это отгрузка в цепи поставок посредникам (дилерам, дистрибьюторам, ритейлерам), которые осуществляют последующую перепродажу товара...
С позиции закона-оформления...