Как настраивается рация для частных разговоров группы людей?

Для получения конкретного радиоканала и создания связи вам потребуется разрешение Государственной инспекции связи. Без этого не обойтись.
Если вы хотите работать на любительской частоте, то тогда разрешение не требуется, но и ваши переговоры могут перехватить проще простого.
Для такой связи вы покупаете соответствующие радиостанции... есть Моторолла, Апекс, Алан, Ракс... они в свободной продаже. Есть переносные, есть стационарные (для машин). Возможно найти радиостанции с кодированным сигналом. Есть модели с подключением к сотовым операторам.
Для радиостанций есть масса прибамбасов... гарнитуры Хандс фри, дополнительные блоки питания, ЗУ для машины, усилители, тюнеры и т. д.
Радиус действия радиостанции зависит от рабочей частоты, мощности передатчика и количества абонентов на данном канале... некоторые типы радиостанций являются своеобразным ретраслятором для абонентов.
Грамотный специалист поможет вам всё выбрать. Настройка уже будет произведена, а для связи абонентам надо просто включить рацию на определённую фиксированную частоту (канал). Есть радиостанции на 5, 10, 16, 32 канала.
Дешёвые радиостанции, как правило, имеют очень ограниченный радиус действия (до 500 метров по прямой видимости), заряд батареек хватает на 1 день работы максимум. Их используют в магазинах, на стройках... сам лично перехватывал их разговоры... В новогоднюю ночь поздравлялись с совершенно незнакомыми людьми...
Как-то так... примерно...
Без рекламы... рекомендую Алан, самые более-менее продвинутые станции. Если на них требуется разрешение, то продавец вас об этом уведомит, и купить их вы сможете только после оформления разрешения. Мы такие делали без особых проблем.

Никак. Если вам не положена спецсвязь, то общатся вы можете только в разрешенных специально отведенных диапазонах. Выбираете наименее занятый канал и общаетесь.

Настрой нестандартную частоту, меньше вероятность, что услышат.

Если не нарушать текущее законодательство, то либо использовать радиостанции с выходной мощностью не более 10 мВт, либо радиостанции диапазона PMR (https://ru.wikipedia.org/wiki/PMR446) с мощностью не более 0,5 Вт.
Всё остальное или запрещено целиком и полностью, либо требует регистрации РЭС (радиоэлектронного средства) в Роскомнадзоре, причём для частного, физического лица для регистрации потребуется обязательное предварительное (до регистрации РЭС) получение радиолюбительского позывного в ГРЧЦ, но туда надо будет предоставить результаты сдачи экзамена в СРР (https ://srr.ru/radio-uvlechenie-dlya-vseh/869-2/). Оно вам надо?
С учётом выше казанного реальных варианта два - либо купить детские игрушки (а среди них попадаются вполне юзабельные) на 10 мВт, либо забить на законы на свой страх и риск. Категорически не рекомендуется работать в частотах от 100 до 180 мГц, там ещё осталось много спецслужб - от речников, авиа и железнодорожников до полиции, скорой помощи и пожарных.