Как секретарю составить номенклатуру дел организации? Очень срочно надо!!

Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое следует оформить приказом. В приказе указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.
Следующим необходимым этапом является уточнение сферы действия примерной номенклатуры дел, выбор на основании определенных критериев категории организаций и учреждений, для которых целесообразно ее составить.

Главным критерием выбора является однородность стоящих перед этими организациями целей, выполняемых ими задач и, следовательно, однотипность состава образующихся в деятельности этих организаций документов. При этом сами организации могут различаться по структуре - отсюда вытекает неизбежная вариативность схем построения примерной номенклатуры дел.

Примерные номенклатуры дел, как уже отмечалось выше, могут составляться как для одной группы, так и для нескольких групп организаций, входящих в одну систему, территорию. Так, например, примерные номенклатуры могут составляться для органов власти, общественных организаций, исследовательских институтов и др. Возможна разработка и внедрение в практику примерных номенклатур дел для массовых видов частных организаций, занимающихся новыми видами деятельности (страховых компаний, коммерческих банков, торговых или посреднических фирм и т. д.) . В зависимости от объема документов организации, сложности структуры, наличия филиалов, территориальных подразделений и т. п. примерные номенклатуры могут составляться только для центрального аппарата организаций, только для филиалов или может быть составлена единая примерная номенклатура, упорядочивающая полностью отраслевой или территориальный документальный фонд.

При этом в названии примерной номенклатуры дел должна быть отражена установленная система соподчинения или функциональной связи между собой органов управления и организаций, на которые она распространяется.
Только после уяснения критериев выбора и четкого определения круга выбранных организаций можно приступать к разработке самой примерной номенклатуры дел. Одновременно с ее разработкой составляются методические указания по ее применению. Завершающим этапом подготовки примерной номенклатуры дел является ввод ее в действие после проведения необходимых действий по ее согласованию, подписанию, утверждению и регистрации.
По завершении организационного этапа подготовки к составлению примерных номенклатур дел составители начинают ее разработку. Начинают они ее с выбора классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел.
После решения вопросов выбора схемы примерной номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел. Этот этап является одним из наиболее ответственных, т. к. , по существу, определяет действенность и полезность примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия для конкретных учреждений при составлении ими номенклатур дел.
Определяются сроки хранения документов.

1. Приказы
1.1. приказы по производству
1.2. приказы по персоналу
2. Указания
2.1. ..по производству
2.2....по персоналу
3. Письма
3.1. входящие
3.2. исходящие
4. Служебные записки
4.1. входящие
4.2. исходящие
5. Протоколы
5.1. внутренние
5.2. сторонние
6. Акты... .
7... положения
8. инструкции
8.1. должностные
8.2. по охране труда
8.3. по эксплуатации

и так далее, по каждому цеху и отделу одно и то же клише.
Девушка, это просто, как дважды два. Вы где на секретаря учились?

ПРИМЕРНЫЙ ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Директивные указания
Законы, акты Президента, постановления Парламента и его палат, акты
Поручения и задания, направленные из центральных исполнительных органов, ведомств, вышестоящего органа, местных исполнительных органов и документы по исполнению
Приказы министров и руководителей ведомств
Постановления, решения, распоряжения местных исполнительных органов
Правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации Разработанные организацией или направленные ей для применения в работе
Учредительные документы, регламенты работы коллегиальных органов организации Уставы, свидетельства о регистрации, положения об организации, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работников
Распорядительные документы организации Приказы и распоряжения по основной деятельности, приказы по личному составу
Протоколы и документы к ним Постановления заседаний коллегий, протоколы совещаний у руководителей организации, отделов, общих собраний, постоянно действующих комиссий и др.
Плановая документация. Проекты Перспективные, годовые по основной деятельности, структурных подразделений, финансовые и т. д.
Структура организации, сметы расходов, лимиты, штатные расписания организации
Отчетная документация Бухгалтерские, статистические, по основной деятельности, структурных подразделений
Доклады Программы, тезисы.
Информации, докладные записки, рапорты, справки, сведения, сводки, обзоры, заключения Разработанные организацией или направленные ей
Анализы, показатели
Документы и дела по основной деятельности Организации и структурного подразделения
Контракты, договора Трудовые, хозяйственные и др.
Прейскуранты, тарифы, нормы выработки, расценки, экономические нормативы, калькуляции, счета, ценники, прайс-листы
Жалобы, заявления, обращения граждан и ответы на них
Переписка
Акты
Регистрационные учетные формы Книги, журналы
Ведомости
Каталоги, карты, картотеки, карточки, корешки
Перечни, списки
Заявки, требования, разрешения, запросы
Паспорта, удостоверения
Графики, пропуска, путевки
Таблицы, табели, реестры
Описи дел
Номенклатура дел

Ничего сложного в этом нет. Вы узнаете, какие документы должны содержаться обязательно в каждом отделе, устанавливаете список документов, как они должны храниться, присваиваете номера к ним, и устанавливаете требования к оформлению этих папок. (опись, нумерация, срок и место хранения и т. п.) , а так же рядом прописываете срок хранения каждой папки.

Посмотрите здесь:
http:// www. termika. ru/dou/enc/razd32/oh2.php (уберите пробелы!! )
... в тексте есть ссылки.

Насколько мне известно сотавлением номенклатуры предприятия занимается городской ( или областной) архив. Обратитесь туда - вам должны помочь!