как правильно написать докладную см вн

Ну и порядки! В таких случаях надо писать рапорт, или увольнять такого работника за прогул- Вы же директор...

Они - ваши подчиненные, я правильно поняла? Кому докладные? Предупредите техничку, что если такое еще раз повторится, то она будет уволена вместе с сыном.. . Сейчас желающих работать много.
А если Вы хотите документально зафиксировать происшествие - приказом назначьте комиссию, которая будет в этом разбираться. Потребует письменные объяснительные с одного и другого. Вынесет вердикт - замечание, выговор, увольнение. Приказом выносите приговор. Но только - замечание, выговор, а не предупреждение и т. п. Так по ТК РФ. Фиксируете в соответствующем журнале. Легче будет увольнять.

Пишите служебную записку, где доходчиво опишите события. Кто, когда, во сколько и почему. Приложите распечатку звонков.
У сторожа в какой-нибудь инструкции прописано, что он должен отвечать на телефонный звонки?
И ПРИ ЧЕМ ТУТ УБОРЩИЦА?

Вы директор, не понятно кому Вы должны докладывать о прогулах персонала. В Вашем случае необходимо отбрать объяснение от нарушителей, составить акт об отсутствии на рабочем месте работника, желательно с участием представителя профсоюза, если он есть или с участием других лиц. Если есть этому свидетели, то от них рапорт. Сделайте разбор события, пригласите виновных, задавайте вопросы, получайте ответы, составьте протокол разбора, этот протокол и объяснительные будет основанием для наказания виновных. С нерадивыми надо бороться по ТК РФ. каждый случай не оставлять без наказания и тогда Вас будут слушать и не будет проблем.