Как правильно написать о том, что все сотрудники были ознакомлены с документом через эл. полчту?

ознакомить через электронную почту можно только в том случае, если это прямо написано в трудовом договоре, там же указаны адреса ящиков и там же указана обязанность работника два раза - в начала и в конце рабочего дня проверять почту

и то работник всегда может сказать, что был компьютерный сбой...