Все командировочные расходы, подлежащие возмещению, надо посадить не на затратные счета, а в Дт76 (это не ваши затраты, это суммы к дальнейшему возмещению) . Далее пишете письмо с требованием о возмещении такой-то суммы с приложением заверенных вашей печатью подтверждающих документов, показывающих как образовалась запрашиваемая к возмещению сумма. Вы не оказываете никаких услуг, речь о с/ф и акте даже не может идти! По приходу денег Дт51Кт76. А начать с допника к договору с контрагентом о возмещении им командировочных расходов, связанных с.... число заключения доп. соглашения д. б. ранее начала командировок (по возмещению).