Приняли на работу сотрудника в апреле.

Ну что теперь делать то, тут главное почему их не было в наличии или почему покупались так долго? Приходуете вкладыш по дате покупки, естественно и дата выдачи таже, даита внесения записи фактический приём м приказ той датой. Не берите на себя большего чем надо, как бы потом крайней не оказаться.
Хотя если приёмов больше не было и регистрации в книге учёта, то можно и задним числом, но только если так. Досконально проверять будут вряд ли, но если что вылезет и крайней будете Вы.
Кстати можно вообще, пусть работник принесёт, но этот вопрос вообше ...