Как правильно оформить или рассчитать ставку для сотрудника?

Question

Вопрос в общем заключается в следующем: в отделении предусмотрено 5 штатных мест, работают 4 сотрудника и они 5 ставку поделили по 0,25 между собой, что нужно сними заключить и как это правильно оформить, (договор, приказ, или ещё что то) . второй вопрос заключается в том что когда из этих 4 сотрудников уходит в отпуск и заболевает за него пишут подработку, в этом случае что надо для правильности оформления (договор, приказ) и можно ли где то указать что в том или ином случае может изменяться ставка сотрудника. 
Нижний Новгород. Бюджетное учреждение.

Аня Иванова · Accepted Answer

Это расширение зоны обслуживания, ст 151 ТК РФ. Издается приказ на исполнение обязанностей отсутствующего работника с указанием дат и размера доплаты, например 30% от оклада или тарифной ставки. При этом следует иметь ввиду, что один работник не может выполнять полностью работу двоих, поэтому можно объем работу разделить на несколько работников и доплату установить каждому. В любом случае, сумма доплат не может быть выше оклада или тарифной ставки отсутствующего работника.