Объясните понятным языком что такое счёт-фактура и чем она отличается от накладной? Зачем её выписывают и кто?

Накладная только перечень отправленного (полученного) и не может напрямую использоваться при оплате. Счет выписывают на основании накладной.
Счёт-факту́ра — документ о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый (направляемый) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику)
Что касается использования - зависит от законодательства.

если Вы являетесь плательщиком НДС, тогда выписываете счет-фактуры

СЧЕТ-ФАКТУРА — платежный документ, который оформляется, как правило, посредством заполнения стандартной формы и выдается продавцом покупателю для расчетов по отдельным операциям; содержит следующие данные: имя и адрес покупателя; наименование товара и его цену; пункт, в который товар был доставлен или отгружен; дату совершения операции (сделки) ; условия продажи.

А зачем тебе это?

Счет-фактура - мужского рода, это первичный учетный документ по НДС и только для него. Выписывается для ведения регистров налогового учета (учет НДС) , к бухгалтерскому учету отношения не имеет, только к налоговому.

Счет-фактура выписывается продавцом на основании счета не предоплату и отгруженной товарной накладной или актом выполненных работ все зависит от того какую деятельность ведете. Товарная накладная или акт списывают у продавца товар или услугу а СФ для начисления налога НДС у продавца, а у покупателя основания для уменьшения оплаты НДС

Накладная или акт выполненных работ (это для услуг) - это бухгалтерские документы.
Счет-фактура - это налоговый документ.
Счет-фактура выписывается попутно с накладной, она предназначена расчетов с выделением сумм НДС.
Только при наличии правильно оформленной счет-фактуры можно возместить НДС. В накладной его тоже указывают, но вычет примется только по счет-фактуре.
Некоторые, не являющиеся плательщиками НДС сф и не выписывают, а если и выписывают, то пишут НДС не предусмотрен.

Счет фактура нужна для расчета НДС (к уплате или вычету) , накладная для учета товара. услуг. продукции.

это баксы