Со своим же сотрудником хотим заключить договор аренды без экипажа +

Рассчитайте по норме амортизацию машины. Не забудьте, что в путевом листе лучше, когда на арендованной машине другой водитель, не хозяин машины. как можно поделиться путевым листом? Берете типовой, дата, маршрут, километраж, показания спидометра. Бензин списывается по норме.

Добавлю, что путевые листы следует заполнять ежедневно, не забудьте учесть авто на забалансовом счете. Обратите внимание! По поводу компенсации личного автотранспорта даны разъяснения в письмах УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта» : в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт) , поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой и не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.
В соответствии с подп. 4 п. 7 ст. 272 и ст. 273 НК РФ расходы налогоплательщика в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Если компенсация фактически не выплачена, то учесть ее в составе расходов нельзя.
При исчислении налога на прибыль произведенные расходы необходимо документально подтвердить и экономически обосновать (ст. 252 НК РФ) .
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, являются:
– приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации;
– копия технического паспорта личного автомобиля, заверенная в установленном порядке.
Работники, использующие личный автотранспорт в служебных целях, обязаны вести учет служебных поездок в путевых листах. Работники, использующие личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, получают компенсацию в аналогичном порядке. Такие рекомендации приведены в письме УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, в письме МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@.
Справка. Формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» .
Согласно указанному документу путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта, принадлежащего организации (на праве собственности или аренды) , а не для учета служебных поездок, осуществляемых работником на личном автомобиле. Следовательно, по нашему мнению, требования налоговых органов вести учет служебных поездок в путевых листах является неправомерным.

зачем такие сложности?
поставьте на забалансовый счет машину, платите ему 1200 - за использование автомобиля в служ. целях и компенсируйте бензин, но только пропишите в его долж. обяз. РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ и возьмите у него согласие на это. , издайте приказ об использ. его автомобиля в служ. целях.
1200 - это компенсация - она налогами не облагается и ндфл НЕ УДЕРЖИВАЕТСЯ. ГСМ будете брать в себестоимость, путевые листы в этом случае можно придумать самим ( внутренняя форма предприятия
)
, утвердить его в учетной политике ...и всё

а если Вы составите дог. аренды, то
1.- с суммы, которую будете платить ему придется перечислять НДФЛ
2.на эту сумму будете начислять взносы как н а з/п,
3. путевые листы придется оформлять по форме установленного образца.

оно вам надо?

мы делаем именно так. у нас обязательный аудит и вопросов не возникает. главное правильно подготовить все документы: приказы, формы утвердить, собирать чеки... .
удачи

При безвозмездке не платится аренда, а так по минимуму 1000-2000, но определить, если физик- кто платит НДФЛ, идеально- сам физик. , путевой лист лучше недельный, а то будут придиратся ГАИ. Не забудьте определитьв договоре по заправке ремонту- я так понимаю все берете на себя. буду рад если смог помочь