Скажите. Как происходит выдача поотчетных сумм

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой
конфигурации предназначен документ "Авансовый отчет".
Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную
форму установленного образца.
При вводе нового документа, прежде всего, следует установить
тип авансового отчета - "рублевый" или "валютный". В зависимости
от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются
в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно
запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.
Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных
денежных средств, то в реквизите "Наименование аванса" указывается,
на какие цели был выдан аванс.
Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету
полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или
перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести
вручную или с помощью кнопки "Показать". Во втором случае в документе
будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным
бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами").
Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка "ОК").
При проведении документа по каждой строке табличной части будут
сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными
лицами" (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которого списываются
затраты данного наименования.
Если аванс использован на приобретение материально-производственных
запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов
или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать
счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).
В реквизите "Сумма" следует указать сумму, выплаченную поставщику.
Реквизит "В том числе НДС" заполнять не следует.
Операции, отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять
предусмотренными для этого документами конфигурации: "Поступление
материалов", "Услуги сторонних организаций" и т. д.
Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ
или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая
поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется для случаев, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т. п. Сумму НДС следует указать в реквизите "В том числе НДС". (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев) . При проведении документ сформирует проводки на сумму без НДС.
Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее
на счет 19 "НДС по приобретенным ценностям" используется документ
"Счет-фактура полученный".

В основном деньги выдаются в подъотчет на 71сч. После расхода этих денег скрепляешь все чеки и в 1С делаешь авансовый отчет, выбираешь Ф. И. О. подъотчетного лица, и расписываешь каждую покупку отдельно, например чек на сумму 500 руб из них 300 бумага для принтера и 200 скотч. все отдельно фиксируешь.

Авансовый отчет в 1С 7.7 составляется так: сначала разносите все документы по расходу Н-р, Материалы приходуете через ПОСТУПЛЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ, услуги через УСЛУГИ СТОРОННИХ ОРГАНИЗАЦИЙ, основные средства через ПОСТУПЛЕНИЕ ФИКСИРОВАННЫХ АКТИВОВ и т. д. , затем открываете авансовый отчет, заполняете общие сведения (Ф. И. О. подотчетного лица, сумма выданная из кассы, дата и т. п.) , в табличной части есть кнопка ПОДБОР ПО ДОКУМЕНТАМ ПОСТУПЛЕНИЯ. Через эту функцию выбираете то, что вам нужно. Подставляете счет и проводите.