Речь идет об акте по приемке материалов. В связи с переходом должностных обязанностей ,момент отправ

ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ПРИЕМКИ ПРОДУКЦИИ ПРОИЗВОДСТВЕННО-ТЕХНИЧЕСКОГО
НАЗНАЧЕНИЯ И ТОВАРОВ НАРОДНОГО ПОТРЕБЛЕНИЯ ПО КОЛИЧЕСТВУ
Акт должен быть составлен в тот же день, когда недостача выявлена.
26. Акт приемки продукции утверждается руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя не позднее чем на следующий день после составления акта.
В тех случаях, когда приемка производилась в выходной или праздничный день, акт приемки должен быть утвержден руководителем предприятия-получателя или его заместителем в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.
29. Претензия в связи с недостачей продукции предъявляется отправителю (поставщику) в установленный срок.
К претензии о недостаче продукции должен быть приложен акт о недостаче с приложениями, указанными в п. 27 настоящей Инструкции, если их нет у отправителя (изготовителя, поставщика) .
31. О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.
По договору поставки не установлены специальные сроки, значит - общий 3 года, по договорам перевозки - 1 год. Какой срок нарушен по мнению поставщика? В договоре указан?

Действия поставщика правомерны, вы вышли за пределы временных рамок. Передачу должностных обязанностей нужно во первых делать быстрее. К тому же какое это имеет значение лицо принимавшее груз было в должности и соответственно обладало правомочиями. Ваша попытка объясниться таким образом с поставщиком приведёт к разрывы договорных взаимоотношений - никому не нужен контрагент который не может разобраться в собственной бюрократии. Скорее всего они уже ответили, что ваши претензии надуманы и выходят за рамки деловых приличий.