Формирование личного дела сотрудника

Ведение личного дела на сотрудников объясняется необходимостью социальной защиты населения в области обеспечения пенсионных прав. Ведение и оформление личных дел необходимо в целях соблюдения законодательства. Федеральным законом об архивном
деле установлено, что при ликвидации негосударственных организаций документы по личному составу передаются «в упорядоченном состоянии» на хранение в соответствующий архив. Следовательно, в дальнейшем оформленные дела легче будет передать на архивное хранение. Также оформление дел способствует обеспечению сохранности документов. Сформированные в дело, пронумерованные и учтенные документы гораздо лучше защищены от утраты, чем разрозненные бумаги. Для кадровика проделанная работа поможет оперативно получать необходимую информацию. С помощью оформленной обложки, внутренней описи мы получим возможность быстрого и удобного поиска нужного документа. Для кадровиков - реальная практическая помощь в работе. Но документов регламентирующих ведение личных дел в негосударственных организациях нет, значит следует исходить из того, что делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, соответственно так как личное дело заводится после издания приказа о принятии на должность, то документы, необходимые для заключения трудового договора с сотрудников и издания приказа уже все имеются, это и будет началом личного дела.
Основные нормативно-правовые акты, в которых закреплен порядок оформления дел:
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.) ;
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 6 февраля 2002

Никаких строгих установок на этот счет нет и быть не может. Всё зависит от специфики работы вашей организации и требований, предъявляемых к сотрудникам. Даже перечень необходимых документов для л/д вы определяете сами. Где-то довольствуются только копией диплома, а где-то - велят нести чуть ли не все наличные документы. Продумайте хорошенько этот вопрос, что вам из документов работника наиболее необходимо. Но и сами подумайте - личное дело скажем грузчика или подсобного рабочего может годами лежать без движения, а л/д например летчика или машиниста "ворошится" чуть ли не ежемесячно - медкомиссии, экзамены, проверки, аттестации, учёба, повышения квалификации, профосмотры и т. д. и т. п. Разница существенная!

Личное дело, каждый кадровик оформляет под себя. Например, если у вас тякучки нет, то лучше заводить дела с описью документов, оформлять их соответстветсвенным образом. Если существует тякучка, то такой надобности вообще нет. Это могут быть файлики, подшитые в папку (по подразделениям к примеру) . Способов на самом деле много. Главное что бы удобно и практично. Доки, которых не хватает держите на контроле, а дело без них сформируется.

Личное дело сейчас не является обязательным кадровым документом. Их формируют только тогда, когда работодатель желает иметь "досье" на сотрудников. Соответственно, если такое желание имеется, то и список документов в личном деле формируется по запросам работодателей.
Это для коммерческих компаний так. Для гос. компаний, возможно, личные дела обязательны.