Помогите, пожалуйста, с записью в трудовой

лучше всего переделать сам приказ о приеме на работу и написать должность "начальник отдела", в этом же приказе в графе "условия приема на работу, характер работы" пишите: Временно, на период отпуска (какой у нее отпуск по уходу или по бер. и родам) Ивановой А. А.
Трудовой договор заключаете срочный, в пункте, в котором оговаривается срок договора укажите: 3.1. Настоящий договор действует на период отсутствия основного работника Ивановой А. А.
Тогда в трудовой пишите: принята на должность начальник отдела, а уже при увольнении в записи указываете ст. 77 п. 2 части первой в связи с окончанием срока трудового договора. (если к тому времени не изменится что-то в ТК РФ)
Это самый оптимальный вариант и трудовая инспекция никогда не укажет на ошибку .Именно так и делаю всегда!! !
!!!

И. О. не пишется как здесь уже говорилось.
В приказе должно звучать:
Прекратить полномочия директора ФИО на время декретного отпуска и назначить директором ФИО.
Заключается срочный трудовой договор. А в трудовой пишете: принят на должность директора.
После возвращения из декр. отпуска нужно будет восстановить ее в должности, вернуть полномочия, а "нового" прекратить. Также можно указать в уставе, что полномочия директора во время декретного отпуска исполняет ФИО.

Вам нужно оформить временный перевод либо совмещение (если начальник отдела будет наряду со обязанностями начальника отдела исполнять обязанности декретницы) .

В любом случае ни в 1 ни во 2 случае запись в трудловую книжку не делается.

Вы должны были в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу прописать срок действия, либо дата "с" - до выхода основного работника. А должность есть должность. Она должна звучать как есть или это будет исполняющий обязанности продавца, повара и т. д.

В приказе и в трудовой нужно написать.. . "Переведена ...на время отсутствия основного работника"

По-моему, ИО не пишется в трудовой